连点成面 打破信息孤岛
公司概况:
深圳市高德讯科技有限公司成立于2000年初，现坐落于深圳市南山区高新科技园孵化区，是一家集研发、生产和销售为一体，以智能公用电话、多功能电话等通讯终端产品方案及各种消费类电子产品方案为主的高新技术企业，经过短短的几年经营和发展，被深圳科技局列为高新技术孵化企业，并拥有多项自主知识产权产品。
该公司是一家专业电子词典方案开发公司，可根据客户的需求开发各类电子词典（英语、法语、德语、日语、俄语、西语、韩语、泰语等）。功能强大、软件可靠。同时该公司还提供各类学习开发方案，有自己的模具，提供OEM、各类词典（朗文、新英汉、剑桥、NBA、GMAT、CET4、CET6）。
另外，公司还为客户“量体裁衣”，设计专用产品；同时，提供稳定完善、成品低廉、质量可靠、外观精美、功能独特的成品方案。
项目背景:
深圳市高德讯科技有限公司内部局域网已经形成一定规模，但限于简单的数据传送，文件共享等操作。公司信息化还不高，工作人员主要通过相互传递纸质或者通过局域网共享等来达到信息的传递过程，这样，安全性、可靠性无法得到保证，同时降低了工作效率和提高了公司运营成本，需要新的系统来实现安全快捷的信息传递。数据分散于各个分支机构，汇总速度慢、决策速度慢，缺乏实时性管理；数据分散且缺乏标准化，形成信息孤岛；公司与公司之间、部门与部门之间，数据缺乏标准化、有价值资料无法充分利用，信息化系统不具备数据整合功能，对决策支持能力不强。
客户需求:
高德讯公司各分部和各级领导面临管理被动现象，对管辖范围内的事件运行过程掌握的不充分，领导多数情况下只知道结果而不了解过程。需要建立的是一个灵活、安全、可以随时跟踪文件、监督处理过程，并且可以实现可视化实时协作，以发挥数字办公的特点，解决部门间的协作问题，实现工作效率的有效提高。
随着信息化程度的不断加深，集团总部和分公司从对外的门户网站、人力资源、企业通等，存在着多个互相独立的系统，结果形成信息孤岛。
因此，需要将各系统集成起来、将各分公司和办事处统一起来。随着高德讯公司的不断发展，原有人工管理模式已不能适应现代管理需要，迫切需要建立具备自己特色的企业内部通用办公平台和专业应用系统，为领导和工作人员提供办公决策以及各种信息服务。提高企业工作人员的工作效率，改进传统的管理模式，并通过此平台，把现有的办公手段接连起来，以满足高德讯公司当前以及未来不断扩展的应用需求，适应现代化企业管理的要求，为高德讯公司带来实实在在的经济收益，提高高德讯公司公司的社会影响，树立新的企业形象。
1.通过办公自动化系统把总部和分支机构的所有人员连接在一起，提供统一的沟通和共享平台，加强上下级之间、部门与部门之间、员工与员工之间的相互协作，提高公司整体的效率。
2.通过办公自动化系统规范各种管理流程，明确分工，为各层次的有效控制提供依据，从而达到提升管理水平的目标。
3.通过办公自动化系统提高管理信息的真实性、准确性、完整性和及时性、满足内部经营管理和外部信息披露的要求，并使企业日常运行产生的各种数据进行积累，逐步深化知识管理与知识利用，让企业的无形资产创造有形价值。
4.通过办公自动化系统把各种信息孤岛集成起来，实现全面数据享，提高数据的利用率。
5.通过办公自动化系统向各部门和管理层次提供共享、准确、及时的信息，为公司各种资源的统一规划、合理调度、综合利用提供依据和保障。
解决之道:
建立集团化、网络化管理模式。在系统的建设过程中，实现集团化、网络化的建设重点。通过先进的浏览器技术，具备数据整合能力和决策能力。实现信息集中，管理集权的集团化管理模式，提高集团公司的控制力和控制质量。同时，在集团化、网络化建设过程中，重点实现管理信息的真实性、准确性、完整性、及时性，满足内部经营管理和外部信息披露的要求。
建立统一的办公平台，统一的登陆界面，树立新的企业形象，将Word、Excel等常用办公软件植入到办公系统中，在不影响办公习惯情况下为用户提供统一的桌面办公环境，使原有的文档文件保留原有格式进入系统进行流转和处理。
建立一个有效的沟通平台，所有分支机构或者上下级部门的工作人员保持实时的联系，及时进行工作交流，提高工作效率。
建立一个灵活的工作流转系统，为业务流转提供更加完备的监督和控制功能，在文件的流转过程中，管理者可以随时了解文件的当前状态，并及时反馈给当前处理人，甚至更改各种不正常的状态，使各个部门、人员之间真正达到协同办公的目的以及对过程控制和监督；并且实时功能为用户提供权利授予与收回功能，用户可以在自己无法参与办公的时候，将自己的权利授予他人暂时执行，并可以随时收回自己的权利，将各种人为的隐患降到最低。
建立一个任务布置与执行体系，通过此功能领导可以随时布置任务，查看任务的执行情况，任务执行人可以通过此平台执行任务，并填写任务的完成情况。
系统简介:
从应用角度来看，中远景协同办公系统(FI OA)从根本上提升了高德讯公司总部的管理水平，总部能随时了解和监控下级子公司或关联企业的运营情况，可实时汇集下属公司的各方面的数据。同时创建了一个协同的、集成的办公环境，通过与企业信息门户的结合，给公司员工、分销商、供应商及企业管理者提供了一个协同工作的平台，并可将各种业务数据集成到此平台上。由于各大模块的强关联性，可将系统中的所有信息，包括事件、流程、文档、人员等关联起来，解决了信息海洋和信息孤岛给企业管理带来的困扰。
