广东利泰集团告别信息孤岛状况

用户背景
    广东利泰集团有限公司在二零零四年六月八日正式挂牌成立，前身为成立于一九九八年三月的佛山市利泰贸易有限公司，是广东迅速崛起的大型民营企业。经过多年的发展，现已形成以汽车销售及维修服务为主、其它产业为辅、拥有进出口经营权的企业集团 。
    目前，利泰集团拥有子公司、控股公司二十余个，营业区域涵盖香港、武汉、广州、佛山、江门、茂名等地区，主要经营项目包括集汽车销售、维修服务、备件供应、信息反馈于一体的汽车品牌4S经营和汽车出租、投资等，经营的汽车品牌包括东风日产、北京现代、广州本田、东风本田、奇瑞汽车、天津一汽、东风标致、东风悦达起亚、郑州日产、东风货车、华泰现代、北京吉普、三菱、克莱斯勒等国内外知名品牌。经营规模、经营网络和经营实力都居于相当优势地位。
    此外，利泰集团下属各子公司拥有“一类维修企业”资质，并被各保险公司指定为特约服务站。公司建立了完善的快修网络，除可承接各类汽车的维修外，还被多个汽车厂家指定为特约服务站。
    同时利泰集团为了强化企业的核心竞争力，聘请了多位汽车业界经验极为丰富的职业经理人负责集团公司全面的经营管理，并不断引进高素质的经营管理人才和专业技术人才，现集团拥有一个优秀的经营团队，有先进的经营理念、先进的管理体制、良好的公共关系、完善的经营网络和完整的客户服务体系，这些优势共同构筑了公司的经营实力，也构筑了客户对公司的信赖和口碑。利泰集团一贯秉承“顾客为本、真诚服务”的经营理念，以专业的技术和一流的资源配置来为顾客提供一流的“保姆式”服务。

信息化动因
    广东利泰集团作为一家综合性集团企业，具有下属单位众多且地理位置分布较广的特点。随着市场业务范围的不断拓展和业务量的不断增长，对企业的运作和管理提出了更高的要求。对于佛山利泰来说，在公司业务蓬勃发展的同时，对管理信息系统建设也提出了较高的要求，首当其冲就是如何尽可能的防范下属各单位的员工行为风险问题。
　　佛山利泰在企业管理方面的状况有以下几个特点：
    1、母公司基本只负责确定分配各子（分）公司的主营业务和财务核算。这样虽然控制了集团的财物风险，但对各子（分）公司的实际经营过程无法有效控制。
    2、佛山利泰下属的二十多个子（分）公司中，多数均未实现信息化管理，且已经进行信息化管理的几个子公司所应用的信息化系统各自独立，不能实现信息的共享，由此产生了信息孤岛。
    3、原有信息化工作主要是事后核算。仅仅做到了对所发生经营业务的真实反映，不能进行事前预测、事中的控制和监督以及事后分析，缺少一套完善的内部管理制度和有序的监管措施，这与佛山利泰领导层所要求的高层次管理要求相去甚远。
    4、第四个也是一直以来最令公司管理层困惑的一个问题，就是集团内部"信息不对称"的问题如何得以圆满的解决，也就是"分散经营与集中管理"这对矛盾体的融合问题。具体来说，佛山利泰集团在早期对下属子（分）公司比较强调集中管理和控制，随着子公司的快速发展，这种方式给各下属公司带来了对经营极为不利的"信息不对称"的问题，不能很好的适应经营的需要。于是在经过管理层的研究考虑后，决定将部分决策权下放到各个公司，以促进各项业务的健康发展。但情况也正如预料的一样，在保证了"分散经营"的同时，集中管理、监督控制的力度较以前大为削弱。因此，一直以来佛山利泰的管理层都在寻找一种更为有效的途径，使"分散经营与集中管理"都能得以实现，将矛盾转化为一种良好的制衡关系。
    怎样才能实现这一想法？集团领导层经过长期的实践摸索，清楚的认识到只有提高企业信息化程度，加强企业各种资源的统一管理、监督和调度使用，才是集团企业的生存发展之道。为此，如何借助先进的技术手段及先进的管理思想与方法，建设一套分级管理、实时监控、功能完善、技术先进的信息化管理系统，改革与完善原有部分子公司已有的信息化系统独立运行、信息不能实时共享的状况，全面把握集团全局信息，实现科学决策，提升企业竞争力，降低经营风险，就成了摆在集团领导层面前的一道课题。

选型抉择
　　随着近几年来国内经济的迅猛发展，尤其是"入世"的步步临近并最终得以实现，管理信息化整体解决方案已越来越为国内企业所重视并付诸实施，佛山利泰也一直在关注着管理信息化系统的成长与发展，并越来越清楚的看到，他们需要的正是一整套的信息化解决方案，而不是分散的信息化系统。由于企业信息化整体解决方案是一项较大的系统工程，涉及到企业的"人、财、物"等各个核心业务领域。为此，佛山利泰专门成立了项目组，在经过慎重考虑后，决定将"人"这环节放在第一位，把对集团各公司的员工工作管理放在第一位，先从防范员工的工作行为风险作为切入点，再逐步扩展，最终实现整个企业集团在各个方面的信息化管理。
    基于以上情况，项目组将目光锁定在那些老牌的管理软件厂商，中远景一开始并不在考查之列。但在对国内外著名的管理软件公司长达8个月的考察后他们发现，这些公司的产品都不能有效解决他们的问题。在与中远景公司接触下来的两个月考察与试用，使集团高层确认，中远景协同办公系统就是他们想要的！

功能实现
    中远景办公自动化平台是中远景企业信息化整体解决方案的核心部分，它正是以员工工作管理为核心的管理系统，并且是运行在Internet上，采用B/S构架，数据集中管理、信息高度共享，这样就使得佛山利泰集团各子（分）公司不再需要重复投资。集团购买了专用服务器和防火墙，并采用托管方式，首先解决硬件部分的投资。软件部分，在服务器上安装了FI OA后，集团母公司与子（分）公司共同使用同一平台。
    那么，FIOA是如何实现"分散经营与集中管理"的呢？
    首先FIOA提供了精确到位的权限管理体系（详见本书P12），权限设置包括两种：角色权限设置和组织目录权限设置。这样，佛山利泰集团母公司可以通过权限设置，把平台里每个子（分）公司设置一个个虚拟的独立管理平台，每个平台都有自己独立的系统管理人员，这些相对独立的平台之间可以实现数据共享。并且，每个独立平台的系统管理人员拥有对该平台信息的控制分配和管理权限，可以自行决定信息是否共享给系统内其他独立平台的人员。集团母公司可以完全实时的了解到各个子（分）公司的详细信息，通过对这些信息的分析利用，达到事前预测、事中控制、事后监督分析的目的。
    通过成功实施后，佛山利泰集团又进一步进行了规划，即如何使系统在各子（分）公司更好的利用，主要表现为对应用人员进行培训，对操作流程进行规划。

应用效果
    1、决策有了依据，管理力度加强：通过实施FI OA，建立了以员工工作管理为中心的企业管理新机制，加强了对企业各项工作的监管力度，使员工工作效率最大化；
    2、企业实现了以工作流为主线的一体化管理。
    3、实现了决策科学化、规范化管理，决策靠数据，调研论证有依据，减少了决策的简单化、盲目化和失误。
    4、实现了全面计划管理，从集团到各子（分）公司，到部门，再到每一个员工，全部按工作计划进行，并且实现了对过程的控制与管理，降低了企业的运营成本，提高了集团决策的执行力度。
    5、提高了整个企业计算机管理系统和软件应用系统的集成度，彻底解决了信息孤岛，企业内外信息资源得到充分共享，整体上提高了企业对市场迅速作出反映的能力。
    6、为企业建立了科学的管理体系，推动企业业务流程、管理流程的精确化、规范化和制度化，使各部门职责明确、科学合理。

实施经验
    佛山利泰集团企业信息化项目得以顺利实施，得益于以下几个方面：
    1、"一把手"的全面支持：企业信息化不是单纯的计算机项目，而是一项管理系统工程，离开了"一把手"的支持将寸步难行。项目在实施过程中，佛山利泰集团管理层多次召开会议听取意见，协调整个项目的进行，对出现的问题果断进行处理，有力地推动了整个工作的开展。
    2、严格的项目管理：项目管理是保证项目合理、顺利进行的可靠保证，是计划得以实现的基本保证，项目管理涉及到计划安排、企业资源的调度等敏感的问题。
    3、有效的、不间断的组织培训：有些工作人员在项目启动前，从未接触过计算机更谈不上对企业信息化的了解，许多人患上计算机和信息化恐惧症，造成项目实施退缩不前。但通过大量的教育和不间断的培训，使他们消除了疑虑，增强了信心，并成为系统的最终使用者。
    4、转变管理思想和管理模式：信息化系统的实施实际上就是改变现有的管理模式和管理思想，由传统的管理模式向以市场为导向、以效益为中心的科学规范化的企业管理模式转变，在企业"一把手"的强有力领导下，成功实现了管理思想和管理模式的转变，对FI OA网络协同办公平台的成功实施起了关键的作用。

使用展望
    佛山利泰集团对员工工作管理项目的有效实施，已取得了阶段性成果，但企业信息化建设的道路仍然很长，随着集团的不断发展，社会经济的不断进步，信息化的内容要不断深化和丰富，对于下一阶段的建设目标，规划如下：
    1、已经完成对员工工作行为风险的有效控制，下一步将要对企业员工忠诚度风险进行合理的预防，使集团和每个子（分）公司的员工都能得到正确的评价和激励，实现整个集团人力资源的统一管理，提高总部的掌控能力，逐步降低人力资源风险。并且让集团全体员工都参与到人力资源管理活动中，实现一定程度的自我管理和自我完善，最大限度的降低集团与各子（分）公司人力资源部的重复性劳动和工作强度，逐步使集团从以人事管理为中心，发展到以人为本，以员工为中心的人力资源管理。
    2、实现整个集团人力资源的统一管理后，将要对集团的所有客户进行有效管理，对客户忠诚度风险进行合理的防范，使客户永远掌握在集团手中。把分散在各销售人员手中的客户资源全部集中起来由集团或各子（分）公司直接掌握和分配，避免了客户流失的风险；通过系统指导销售人员如何规范工作，提醒他在客户最需要的时候给客户提供最需要的服务。这样不仅使得销售人员能够同时维护更多的客户关系，而且减少了因人为疏忽而引起的丢单现象。
    3、随着市场化程度的不断提高，佛山利泰集团也将面临来自国内国外的、系统内系统外的市场竞争，搞好管理，降低集团运营成本，是企业管理不懈的追求。通过信息化工作的不断推进与应用，将使佛山利泰集团的管理水平迈向更高台阶。