昆明市电力公司市区供电公司协同办公系统 关键字：OA、办公自动化、成功案例    发表时间：2006-04-28 1、项目背景     昆明市电力公司市区供电公司是昆明市电力公司所属的中大型企业，承担着昆明市中心城区的供电业务。市区供电公司下辖供电所、电缆输配电公司等五家单位，另有近20多个营业网点遍布昆明市各区，彼此相距甚远，每天都有大量的文件、报表、会议纪要等信息需要传送和发布。     随着计算机应用和网络技术的飞速发展、一流供电企业形象的确立、以客为尊服务理念的不断深入，公司认识到信息的快速搜集、处理和传播将确定公司在市场环境中的竞争优势，因此必须通过高科技手段来提高办公的效率。 2、项目目标     协同办公系统作为公司信息化建设的重要组成部分，采用先进的计算机、网络技术、群件技术、多媒体技术等现代信息技术，构建覆盖全公司的电子信息交互平台。实现收文管理、发文管理、档案管理、信访管理、个人办公、活动安排、会议管理、公共信息、报告管理、电子邮件、Internet服务等功能，实现办公的电子化、无纸化、网络化、资源化。 3、应用平台和软件的选择     昆明市电力公司市区供电公司在选择应用平台和办公自动化系统时，首先在技术上考虑到将来的业务发展以及与其他应用系统的兼容性，要求具有强大的扩展性和可延续性。其次从系统的适用性和操作、设置管理的灵活方便等性能的角度，对协同办公的应用平台和协同办公软件进行全面的考察。     中远景协同办公平台的设计理念首要考虑的就是总结和抽象用户在信息化过程中需要解决的问题，哪些是标准化的，哪些是个性化的。在把这些问题总结和抽象之后，中远景软件技术有限公司专家团定义了中远景协同办公系统的三个平台层面，即：技术平台、业务平台、应用平台    高效的技术平台     中远景协同办公平台（FI OA）首先有一个优秀的技术平台做支撑。这个技术平台我们称为FUTUREINFO TECHNOLOGY FRAMEWORK.，简称FITF。 FITF是集中远景软件技术有限公司最优秀的软件架构师、最具创造性的软件分析师、最具经验的软件设计工程师、最严谨的高级程序员创作出的具国内领先的技术平台。FITF平台开放性的架构，能够使构建在FITF平台上的应用与任何其它应用系统集成，有效解决了“孤岛”问题。    丰富的业务平台     中远景平台在行业专家的指引下，结合中远景大量行业用户实施经验的基础上，总结提炼出行业应用的大量标准化的业务逻辑组件库FUTUREINFO BUSINESS FRAMEWORK，简称FIBF，在FITF技术平台的支持下，实现业务逻辑组件生成与协作的业务平台。     强大的应用平台     为满足用户企业的个性化需求，FIOA实现了全自定义的应用平台FUTUREINFO APPLICATION PLATFORM，简称FIAP。实现了业务窗体自定义、业务流程自定义、菜单自定义、报表自定义等核心应用平台技术。应用平台技术通过系统的自维护、自扩展功能有效解决了企业投资“黑洞”问题。保护了信息化过程中各阶段的投资，使得系统能够自定义升级，适应业务模型的变更。     假设一个项目预算投资20万元的话，用户使用定制开发模式就只能买到20万元的系统，而使用中远景协同办公平台来说，用户相当于买入了价值超过200万的软件产品，可以任意进行功能扩展。     基于中远景协同办公系统在功能、操作、适用性方面的强大优势，昆明市电力公司在经过反复调研，考察和比较之后，最终选用了中远景协同办公系统。 4、应用实施     昆明市电力公司市区供电公司协同办公系统的应用，涉及市区供电公司本部和5个下属公司的应用，用户数达到 200多人。系统的实施分为二期：第一期是市区供电公司本部的实施运行，第二期是市区供电公司所辖单位推广。     昆明市电力公司市区供电公司的协同办公系统采用Windows2000 Advance Server服务器。双机备份采用两台IBM Netfinity 5600 机器，数据库及协同办公系统通过备份软件实现软备份。  5、模块应用 系统设置    在应用系统的最初，要对系统进行初始化的设置，其中包括部门、岗位、人员、职级的设置、常用数据字典的维护和表单、菜单、流程、机构的设定。这些设定会牵涉到整个系统的运行。 办公中心子系统    办公中心子系统是指个人日常办公所涉及到的一些信息，包括日程安排、流程中心、短信中心、记事本、名片夹、电子邮件模块。  通用办公业务处理子系统     主要包括一些日常办公业务所涉及到的一些业务流程管理，如文档流转、文档管理、督办管理、会议管理和内勤管理等功能模块。整个系统有全面的报表打印功能，可以根据实际需求调整打印方式。 专用办公业务处理子系统     专用办公业务子系统主要是针对昆明市电力公司市区供电公司特殊的办公特点及昆明市电力公司市区供电公司内部某些部门专用的办公业务模块。系统中包括领导活动安排、刊物编辑和信访管理三个模块。这部份工作主要从联络处开始，经过逐层的审批，最终形成工作计划，按照计划具体落实，并对各类工作计划表作归档处理。根据各类工作安排，进行汇总，可以生成领导一周的工作安排的计划表。本子系统的所有模块都不是局限在联络处使用，其他各处室也可以使用该子系统，形成本处室内部的工作安排计划表。 6、应用效果    通过系统应用，昆明市电力公司市区供电公司感受到了协同办公系统带来的轻松、方便和高效率。该系统覆盖面广，几乎涉及到每个员工日常工作，很大程度改变了员工的工作方式，极大地提高了全局信息化水平和工作效率，同时提升了公司的服务质量和水平，营造起良好的企业形象，为实现全国一流的供电局的目标起到很大的推动作用。 7、应用经验     协同办公系统的实施过程是一个"整体规划、分步实施、不断深入"的过程：主要节点包括1、系统安装、调研和业务方案确定 2、系统修改、培训 3、模拟运行、全面试用、功能测试验收 4、局本部系统正式运行 5、全部机构的系统正式运行等。     建立一个项目小组至关重要：协同办公系统实施的成功，需要项目小组的不断推进，巩固每一阶段所取得的成果，确保每一阶段的工作落到实处。也就是所谓的"一把手"工程，由领导带头，贯彻落实。因此我们在实施之前就组建了一个项目小组，小组成员由中远景软件的经验丰富的项目经理、工程师和市区供电公司的管理领导层组成，负责整个项目的组织管理和相互协调，跟进整个项目的进程，负责系统的调研，流程的调整确认，培训等工作。     项目文档的重要性：在整个系统的实施过程当中，为确保实施的质量，在软件的验证与确认以及使用与维护等阶段中需要编制软件需求规格说明书、软件设计说明书、软件验证与确认计划、用户文档、项目实施计划和项目实施总结等文档。     健全的培训方案是项目实用化的重要保障：虽然整个项目的实施构建了先进的电子平台，但在实用化推广过程当中，还是遇到不少的困难。由于系统覆盖面广，为了提高操作人员的计算机应用水平，公司组织了28次大规模培训，涉及600余人次。 8、下一步构想     在中远景强大的平台支持下，我们先后又开发了企业论坛、标准规范等一系列文档管理工具、与公司INTRANET实现无缝集成，构建了公司INTERNET网站，开通了INTERNET邮件系统等，使协同办公系统不仅能为领导决策提供广泛的信息支持，作为企业公共信息发布的主要平台，还使之成为全体员工信息沟通的主要手段。     下一步，我们打算进一步深化系统应用，以各个业务管理系统、决策支持系统为依托，构建企业知识管理框架。将企业数据进行有序的挖掘、整理和加工，并通过对分析、判断、汇总得出有价值的知识。将存在于个人的头脑中被独占的知识，存在于公司的知识库中，聚集企业的"记忆"。