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破除信息孤岛 我理解的协同 阅读提示：企业信息化在走过了简单应用的初级阶段之后，目前需要建立一套统一的信息系统，需要进行资源整合。而以往的所谓企业办公管理软件，还能不能帮助我们来完成企业管理的规范化呢？企业办公管理软件还需要具..... 热心读者评论 开发各系统之间的接口 案例中的问题，主要是信息孤岛造成的，这是企业在信息化的过程中不可避免要出现的阶段，最典型的现象有：相同的数据不同部门提供结果却不一样，各部门数据无法共享需要手工核对，信息化不能彻底解决某个事情等等。企业在开始进行信息化的时候，由于考虑不够长远或者企业发展较快，都会导致企业原来建设的信息系统无法满足企业的需求，于是就要新建或更新信息系统，在这个过程中，就会很容易造成信息孤岛。 我所在的公司目前也有很多的信息系统，而且在建设初期也是相对独立建设的，在运行的过程中我们发现有很多弊端，为了满足企业对信息化的需求，最简单且投资较少的方法就是开发各系统之间的接口。如我们目前有项目管理系统、OA办公系统、财务管理系统、物资采购管理系统，这些系统原来都是根据需要独自上马的，数据肯定是无法共享的，各自系统负责各自的功能，但使用起来的确不方便。如项目实施的过程中，需要领取材料，那么只能通过手工开具领料单到物资系统进行领料，物资系统领料完成后其金额等数据又无法自动反馈到项目管理系统和财务系统，需通过手工以月报的方式反馈财务，信息更新慢，无法及时掌握项目的投资完成情况，相关报账等必需通过纸质文档提交公司领导审批，而公司领导常用的OA系统却无法发挥作用。 于是我们开发了各系统之间的接口，以上举例的各系统之间都有接口，现在的状况是：项目管理系统完成立项后，项目信息会自动通过接口反馈到财务系统进行开账和物资系统，领缴料的相关信息会及时反馈到财务管理系统和项目管理系统，而相关的合同、付款申请等可以在项目管理系统发起，审批的流程则通过接口直接提交至OA办公系统供领导审批，领导在审批的过程中可以通过接口查看项目的相关信息、领缴料信息、合同信息和付款申请信息。现在的企业信息化就感觉很顺利，减轻许多工作量。例中的这些问题，也就是我们一开始遇到的问题，一条报账的信息非常孤立，相关的系统资料不能同步调阅直接导致领导的大发雷霆。做到“与时俱进”并不代表推倒重来，企业在信息化的过程中出现问题在所难免，关键是出现了问题以后如何能尽快提出解决方法，我公司的目前的解决方法可以借鉴，开发各系统之间的接口是利用最少的投资发挥了最大的效益，这或许是我们信息中心更需要考虑的问题。(周真志) 多个系统间要整合 1.数据要统一，多个系统间要整合，加入日志和审计功能，争取实现数据自动核对，减少人为的错误。 2.提供多种接入方式，如最初的OA系统一般拿个软盘拷贝，到后来的局域网访问，再后来的远程拨号、宽带访问（出差在宾馆也可访问），现在的还能和手机、PDA捆绑，尤其是工作流审批，在单位领导出差的时候，也能通过短信办理。 3.加入知识管理的功能，不能总让员工提交这文件、那报告，应将单位多年沉淀和积累下来的经验、教训放到知识库里，形成单位的资产库，让员工从知识库中学到东西，提升个人技能。 4.操作界面尽可能不大改，否则很多人就不适应；升级前要做好引导工作，升级后要培训；安装、维护、升级要更省时省力，如采用B/S体系结构。(余传志) 需求在系统中得到实现 简单说来，我认为这个案例反映的是人们对办公管理软件的期望和误解。期望不用说，人们希望办公软件能尽可能多地、更方便有效地帮我们解决工作中的问题。误解则是大家误以为办公软件真能帮我们解决所有的问题。案例中交待，吴远根据“人事部、财务部、销售部还只是把一些简单的数据输入到电脑里就完事了，而不少复杂的数据统计还需要手工操作，以致许多跨部门的数据被‘孤岛’化了”的现实提出了“全面引进办公管理软件系统的建议”，结果得到了董事会的似乎有些超乎预期的支持。此时，大家对新的办公管理软件系统的期望过高的苗头已现。到后来，因为一笔假帐而使系统受到质疑也就毫不奇怪了。吴远不必过于悲观，管理软件必然会随着人们需求的提高不断得到改进，象老板那“语重心长”的一席话，不就是很明确的一项需求嘛，接下来的工作就是如何想方设法在系统中去实现这些需求。随着工作的深入，可能会有更多的需求走向“明确化”，并且可能会在系统中得到实现。这个过程实际上也就体现了办公管理软件的“与时俱进”。 而对于应用面，对既用系统的实际工作流程了然于胸是重要的，只有了解了流程，才能判断什么情况下该信任系统，什么情况下不能信任系统。眼下吴远需要就现有系统能实现的功能与所有应用者进行沟通，同时收集大家期望于新系统的想法，看看中间到底有多少差距，根据这些差距再结合市场上同类软件的表现以及公司的投入情况决定对开发商的取舍。 优秀的运行环境是企业信息化能够成功实施的保障和关键。案例中正是缺少了这种对信息化运行环境的前期准备，导致后续出现诸多问题。信息化问题的背后蕴含的是一系列深刻的管理问题。品味起来，这个案例给我的最大感受主要有两点，首先是感觉有些“好笑”，这种好笑是带有些许伤感的。 作为CIO吴远对信息化方面的知识缺少一些必须的了解，如办公自动化系统的功能、办公自动化与企业信息化之间的区别等。而国外的优秀企业很少会用一位外行来管理他不熟悉的工作，即使这个人曾经为企业立下过汗马功劳，但在中国这样的事情却很常见，老板出于对做事放心的考虑，很多工作本该由相关专业人员来做的都由非专业人员来做。这是中国的民营企业与国外企业之间的一大差距。 像案例中的吴远见证了公司的发展历程，伴随公司的成长而成长起来，但其应该具备的知识能力，并没有随着其职位的提升和公司老总的信任度的提升而相应增加，而恰恰他又被任命到了CIO这样一个特殊而关键的岗位上，这就必然使得他在企业的信息化以及信息化管理方面捉襟见肘；其次是感觉有些东西还是很耐人寻味。 信息化对中国企业是件陌生且不成熟的事情，尤其是在中国企业管理水平普遍不高的条件下，贸然进行信息化未必是件好事。外国企业的信息化是在其管理水平不断提升下推动起来的，是一种自发的过程，而中国民营企业的信息化颇有些赶“时髦”的味道，这也是中国的民营企业与国外企业的又一大差距。信息化的概念引入到国内后，片面地夸大了信息化的作用，而忽视了企业应该具备的一些必须的前提条件，导致了一部分人对信息化的盲目崇拜，而本质上却并不清楚信息化到底是什么、到底能起到何种作用、应该在何种环境下运行等关键问题。 案例中的吴远就对所谓的企业办公自动化系统所能达到的效果，充满了极其乐观的期望，而缺少相关的认识和合理规划，这势必会导致信息化过程中其它各个层面存在的潜在问题不断凸现，如信息孤岛以及业务上的假账问题。 这个案例对我来说还有三个方面的启发，这些启发也可以说是我对中国企业进行信息化的一点思考和建议。下面结合案例来简要谈一谈。 准确认识信息化 案例中大量提到了企业办公管理软件系统（OA）和信息化，有些片面夸大了企业办公管理软件系统的价值，实际上企业办公管理软件系统只是企业信息化系统的一个组成部分，而并不等于一个企业完整的信息化。顾名思义，企业办公自动化系统就是主要面向企业级的办公应用软件系统，通过应用软件为企业的日常办公、协作提供支撑的平台。企业办公自动化系统通常包括以下主要功能：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。而信息化本身就是一个整体的信息系统概念，一个完整的企业信息化系统应该包含企业所有应用软件的有效集合。各系统的功能是不可替代的，办公自动化系统是企业信息化系统的一个重要组成部分，其优势在于工作流和文档方面的管理，但它并不能也不应该生硬地去处理过多的如财务、生产等方面它所不擅长的功能。 合理定位信息化需求 在案例中，对企业信息化需求定位不清、缺少信息系统整体规划是造成信息孤岛形成的一个主要原因。办公自动化系统的使用不同于其他一般的软件系统的使用。它本身就是一个管理软件，在其需求调研和开发、使用过程中会发生许多与现有的管理模式和方法相互有冲突的地方。所以在进行信息化建设之前作一次完整彻底的信息系统规划是非常必要的。 架构一个优秀的信息化运行环境 优秀的运行环境是企业信息化能够成功实施的保障和关键。案例中正是缺少了这种对信息化运行环境的前期准备，导致了后续出现的诸多问题，如业务上出现的假账问题，这应该是企业的一个管理控制问题，而不该是办公自动化系统的问题。一个优秀的信息化运行环境主要应包括信息化定位、组织和流程三个组成部分。其中信息化定位决定着组织和流程，信息化定位、组织、流程的不清晰必然会直接导致信息孤岛的形成、网络及服务器等基础平台的薄弱、人员技术储备不合理的现象出现。通过合理的信息化定位、组织和流程的优化调整，将会确保企业信息化建设在一个优秀的环境条件下合理展开和有效运行。 实现了协同，就实现了信息资源透明和共享，就实现了信息共用，所有系统人员都可以按照一定的权限进行查询。 案例中提到的问题实际上在大多数进行信息化，特别是较早开展信息化建设的企业中普遍存在，以业务需要而建立了各自业务的数据平台，各部门没有建立起一套整体的信息系统，致使公司的信息体系分成了一个个孤岛，称为“信息孤岛”。要想解决问题，首先需要找到产生问题的根源在哪里，产生“信息孤岛”的原因主要有以下几个方面： 工作流程不规范 企业的工作流程大多是自然形成的，本身没有考虑到计算机和数字化的需要，存在许多不适合计算机系统处理的地方，给信息系统的开发和维护造成了困难；另一方面，同类企业之间的工作流程不一致，不能开发出通用商品化的信息系统，开发的系统难以推广，因而导致低水平重复开发。案例中提到的吴远所在的公司是从一家小小的私营企业发展壮大的，所以企业流程完全是由企业的发展决定的，完全由业务的需要来运行的，所以不可能有一个规范的、标准和企业流程，这一点在国内的大中型企业，特别的私营企业中普遍存在。 开发过程不规范 信息系统开发过程涉及规划、立项、设计、开发、维护升级诸多环节，他是一个融合了先进管理思想的通过先进的计算技术来实现的一套先进的管理工具；在信息化的早期，国内外基本上没有谁坐下来认真思考计算机网络技术到底该怎样运用更有效，怎样才能更好的服务于管理，而且也没有规范的系统流程，只是蜂拥而上。厂商们为了争取更多的经济利益，他们不能也不会引导消费者理性建网、建库等工作，只是将企业的业务采用一种看似先进的计算机技术来实现，根本谈不上什么融合管理思想。 信息系统不规范 信息系统开发涉及的信息分类与代码、数据接口、运行操作规程等，由于没有统一的标准，各单位各部门各搞一套，导致出现信息孤岛的问题。案例中提到企业在几年前实施了一个所谓的“办公管理系统”，那个系统是建立在一个没有系统化和规模化的信息技术时期，早期的信息系统只是简单的部门或单个项目的管理，没有信息化的规范，根本不能称之为管理系统。它只能涵盖一个或几个部门中的部分业务和工作流程，甚至只是一个简单的数据的记录系统，根本不包含任何管理思想。 规范业务流程 因为一切问题的根源是不规范的业务流程，那么首先就应该解决它，对企业的业务与管理流程的进行全面的梳理和优化，使之更适合计算机和数字化的需要，更适合计算机系统的处理，既规范了企业的管理，又降低系统开发的难度，同时提高了系统的可用性和维护性。业务流程的规范一定要分两个角度来分析：首先是管理者角度即公司领导，因为信息系统是为管理服务的，是为领导层决策服务的；其次是使用者的角度即基层操作员，因为系统内所有的数据都是由他们来输入的。二者要兼顾，既保证采集到有用的数据，又不将多余的数据带入流程。 建立数据仓库 有人说了，那原有的系统怎么处理，原有的数据怎么继续为企业所用？就如案例中提到的一样，那是几年前实施的一个系统，里面存有公司这几年的业务数据，怎么样才能让这些数据不丢失并且在新系统中继续为公司服务呢？为解决上面这个问题，需要建立一个数据仓库，数据仓库是一个面向主题的、集成的、相对稳定的、反映历史变化的数据集合，用于支持管理决策。建立了数据仓库就将公司内原有的分散的、孤立的业务系统中的数据，经过数据抽取、清理、加工、汇兑和整理，并按照一定的主题组织到一个完整的“仓库”中。数据仓库系统是一个信息提供平台，从业务处理系统获得数据，并为用户提供各种手段从数据中获取信息和知识。案例中所提到的原管理系统内，存有公司从系统开始实施至今的各部门的业务数据，建立了数据仓库业务数据系统就从真正意义上打破了“孤岛”现象，与管理数据实现完美匹配，使之更好的为管理服务。这样也就不会出现如文中提到的那个那个销售经理通过不同的系统查询更多信息的现象。 建立协同办公管理系统 建立了数据仓库，就需要在数据仓库的基础上建立一套协同办公管理系统，这里所说的协同办公不是简单的协同，而是公司整体的一个协同，人员的协同，部门间的协同，资源的协同，信息的协同；将公司所有信息系统整合的一个大协同。各部门的业务流程通过协同系统紧密的联系在一起，将那些孤立的、相互割裂的数据集成在一个协同的系统中，按照一定的规则一条条的归入系统的仓库中。实现了协同，就实现了信息资源的完全透明和完全共享，就实现了信息共用，所有系统的人员都可以通过系统按照一定的权限进行查询。 如果吴远所采用的软件，能实现和ERP销售数据的对接，那个销售员还会做假账吗？上面这篇案例，还是具有典型性的，吴远的需求其实可以放大为大多数企业的需求。他已经意识到企业信息化的重要性，并且努力作了一些工作，但事实差强人意。目前中国已经有许多企业或者单位或多或少地采用一些管理软件，但从使用的功能和使用程度来看，多少都存在着一些问题，有些软件甚至沦为鸡肋，一旦决策层需要做出决断时，仍然需要挨个部门去索取相关数据。现实中企业的办公情况是，从管理层面来说，他希望随时了解整个公司的运营情况，与各部门保持经常性的联络与沟通，从人力资源、财务等方面监控企业的整体情况并支持决策，因此他关注“监控和决策”。部门领导希望方便地分配工作任务，查看下属的工作进展情况，对其做出相应的指导，对业绩进行评价，并与上下级和其他部门建立紧密的联系，因此他关注“管理和协调”。 对企业普通职员来说，他希望可以查看自己的工作计划和进度，很方便地利用各种管理工具，例如文档管理、知识库、客户管理、项目管理等完成自己的工作任务，因此他关注“高效和协作”。而我们发现，目前企业信息化的情况是，过去的好多应用系统都是相互割裂，甚至相互孤立的，很少能够紧密联系起来。企业面临沟通不畅、信息无法及时获得、管理效率低下的现状。企业的各个部门就像人体的各个器官，管理软件就像血管。如果不能使各个部门的信息畅通互动，不能使资源整合集中，那企业就不能健康发展。所以当人与人的沟通和协作凸现重要性的时候，企业更需要打破各种沟通和管理的屏障，实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。而要做到信息畅通、资源整合，办公管理软件必须具备与时俱进的功能。 管理软件的协同是关键 协同化不仅仅是企业管理理念发展的趋势，也是信息技术发展的趋势。管理软件一方面要加强自身“内含”的协同性，突破资源之间的壁垒，给我们提供一个畅通无阻的工作环境；另一方面，由于协同软件并不在于取代其他业务软件，而在于提供融合孤立资源的平台，因此它也要加强其“外延”的协同性，以各种技术手段实现与其他专业软件更多的互动和对接。试想，如果吴远所采用的软件，能实现和ERP销售数据的对接，能够让销售部和财务部在各自的权限内使报销事由一清二楚，那个销售员还会做假账吗？ 软件系统要有管理思想 对于管理软件来说，管理思想是其真正的核心。记得有一部科幻电影，讲机器人如何跟人类斗争的故事。影片里的机器人已经拥有了思想和感情，拥有了自主意识，他们妄想消灭人类，统治全球。这个故事可能跟本案例没什么关系，但我们可以看出，机器人是人类制造的，但只要它拥有了思想和感情，就会比人类更强大。管理软件拥有了管理思想，它才能超越软件本身的意义，给管理者提供决策依据。这就意味着管理软件不仅仅是信息的载体，更应该是信息的分析工具，它能够对数据进行加工和转换、智能分析，并以各种形象的方式展现出来，从而为企业考察运营情况、分析当前问题、制定未来发展计划等方面提供更多的决策支持。 知识管理很重要 随着企业需求的不断变化，我们对管理软件赋予了更多的含义。知识经济下，知识已经成为企业获得发展的核心动力。管理软件应该利用自身的优势，来关注知识的收集、积累与继承，并提供相应的知识管理工具。这个管理工具能把人们的经验、技巧、灵感等放在一个公共的平台上，所有人都能共享，这样一个人的经验就会变成大家的经验，变成企业的经验，即使出现人员流动情况，不会出现“人走业务走，人走业务断”的状况。所以软件的知识管理对提升企业或员工的内在能力及核心竞争力功不可没。如果管理软件具备了以上功能，我想吴远不会蹉叹，中国的企业也不会惆怅。 开发各系统之间的接口 案例中的问题，主要是信息孤岛造成的，这是企业在信息化的过程中不可避免要出现的阶段，最典型的现象有：相同的数据不同部门提供结果却不一样，各部门数据无法共享需要手工核对，信息化不能彻底解决某个事情等等。企业在开始进行信息化的时候，由于考虑不够长远或者企业发展较快，都会导致企业原来建设的信息系统无法满足企业的需求，于是就要新建或更新信息系统，在这个过程中，就会很容易造成信息孤岛。 我所在的公司目前也有很多的信息系统，而且在建设初期也是相对独立建设的，在运行的过程中我们发现有很多弊端，为了满足企业对信息化的需求，最简单且投资较少的方法就是开发各系统之间的接口。如我们目前有项目管理系统、OA办公系统、财务管理系统、物资采购管理系统，这些系统原来都是根据需要独自上马的，数据肯定是无法共享的，各自系统负责各自的功能，但使用起来的确不方便。如项目实施的过程中，需要领取材料，那么只能通过手工开具领料单到物资系统进行领料，物资系统领料完成后其金额等数据又无法自动反馈到项目管理系统和财务系统，需通过手工以月报的方式反馈财务，信息更新慢，无法及时掌握项目的投资完成情况，相关报账等必需通过纸质文档提交公司领导审批，而公司领导常用的OA系统却无法发挥作用。 于是我们开发了各系统之间的接口，以上举例的各系统之间都有接口，现在的状况是：项目管理系统完成立项后，项目信息会自动通过接口反馈到财务系统进行开账和物资系统，领缴料的相关信息会及时反馈到财务管理系统和项目管理系统，而相关的合同、付款申请等可以在项目管理系统发起，审批的流程则通过接口直接提交至OA办公系统供领导审批，领导在审批的过程中可以通过接口查看项目的相关信息、领缴料信息、合同信息和付款申请信息。现在的企业信息化就感觉很顺利，减轻许多工作量。例中的这些问题，也就是我们一开始遇到的问题，一条报账的信息非常孤立，相关的系统资料不能同步调阅直接导致领导的大发雷霆。做到“与时俱进”并不代表推倒重来，企业在信息化的过程中出现问题在所难免，关键是出现了问题以后如何能尽快提出解决方法，我公司的目前的解决方法可以借鉴，开发各系统之间的接口是利用最少的投资发挥了最大的效益，这或许是我们信息中心更需要考虑的问题。(周真志) 多个系统间要整合 1.数据要统一，多个系统间要整合，加入日志和审计功能，争取实现数据自动核对，减少人为的错误。 2.提供多种接入方式，如最初的OA系统一般拿个软盘拷贝，到后来的局域网访问，再后来的远程拨号、宽带访问（出差在宾馆也可访问），现在的还能和手机、PDA捆绑，尤其是工作流审批，在单位领导出差的时候，也能通过短信办理。 3.加入知识管理的功能，不能总让员工提交这文件、那报告，应将单位多年沉淀和积累下来的经验、教训放到知识库里，形成单位的资产库，让员工从知识库中学到东西，提升个人技能。 4.操作界面尽可能不大改，否则很多人就不适应；升级前要做好引导工作，升级后要培训；安装、维护、升级要更省时省力，如采用B/S体系结构。(余传志) 需求在系统中得到实现 简单说来，我认为这个案例反映的是人们对办公管理软件的期望和误解。期望不用说，人们希望办公软件能尽可能多地、更方便有效地帮我们解决工作中的问题。误解则是大家误以为办公软件真能帮我们解决所有的问题。案例中交待，吴远根据“人事部、财务部、销售部还只是把一些简单的数据输入到电脑里就完事了，而不少复杂的数据统计还需要手工操作，以致许多跨部门的数据被‘孤岛’化了”的现实提出了“全面引进办公管理软件系统的建议”，结果得到了董事会的似乎有些超乎预期的支持。此时，大家对新的办公管理软件系统的期望过高的苗头已现。到后来，因为一笔假帐而使系统受到质疑也就毫不奇怪了。吴远不必过于悲观，管理软件必然会随着人们需求的提高不断得到改进，象老板那“语重心长”的一席话，不就是很明确的一项需求嘛，接下来的工作就是如何想方设法在系统中去实现这些需求。随着工作的深入，可能会有更多的需求走向“明确化”，并且可能会在系统中得到实现。这个过程实际上也就体现了办公管理软件的“与时俱进”。 而对于应用面，对既用系统的实际工作流程了然于胸是重要的，只有了解了流程，才能判断什么情况下该信任系统，什么情况下不能信任系统。眼下吴远需要就现有系统能实现的功能与所有应用者进行沟通，同时收集大家期望于新系统的想法，看看中间到底有多少差距，根据这些差距再结合市场上同类软件的表现以及公司的投入情况决定对开发商的取舍。 |
