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协同提速OA——谈群件在办公自动化中的作用 在1995年初国家和企业虽然也对OA进行了大量的人力和物力投入，但那时还仅仅是停留在提高个人的办公效率上，例如将手工打印转移到电脑打印，或是利用简单的数据库软件编写程序来建立员工档案数据，查找内部信息。然而办公自动化的本质是提高机关或是企业办公的整体效果。而能够将整体办公性能进行提高的，就只有在符合CSCW（Computer Supported Cooperative Work）意义下开发的群件软件系统才能够做到。 当今办公的现状是信息量越来越大、信息更新的节奏越来越快、越来越多的办公对象不再仅仅是面对数据，而是面对文档，甚至还有多媒体信息、随着企业规模的不断扩大，异地办公的模式也越来越普遍。因此要想达到具有CSCW意义的协同工作办公系统，没有计算机以及网络的支持就很难得以实现。由于群件与生俱来的特点，使它一面世就成为具有符合CSCW意义的办公软件。 群件系统 对现有群件所给出的定义为：它应该是一种符合CSCW意义，并具有知识管理功能的软件。它应该能够对信息具有相应的处理功能，具体表现在以下几个方面：1、对信息的处理是异步还是同步，例如用户在发送电子邮件时，对方可能在几分钟甚至是更长的时间里才对你的信息做出响应，而在协同办公领域，就需要使异地办公处理的文档达到同步，尤其是对于同步要求比较高的企业，例如证券厂商的总部希望能够与各地的下属部门在关键数据上达到文档的同步更新。当然这种同步需求也并非是绝对的，在要求响应时间不是十分严格的场合下，这种要求就不是很强。但是在协同办公中，从对信息处理的总体趋势上讲，正在由异步走向同步。2、文档信息的处理是异地处理还是本地处理，众多大型企业各地的分支机构在与总部进行协同办公时，需要能够将异地的文档信息及时的交付给总部，这种办公方式可以将原本是异地工作的方式，通过群件系统和网络平台，达到本地办公的效果。同时在员工外出的情况下，也可以利用群件系统达到异地办公本地化的效果。3、群件软件处理的对象是简单的数据还是文档（其中应包括声音、图像等多媒体信息）。而群件所要解决的问题就是围绕这3个方面。 目前市场上所推出的群件产品也只是完成了其中一部分工作，因此群件产品在理论上所能够达到的水平和他目前的状况还存在一定的差距，这也为软件厂商进一步开发现有的群件产品提供了较大的发展空间。 一个将群件产品运用得当的企业，所表现出来的就是对群件办公系统依赖性特别强，尤其是在异地协同办公，以及实时处理文档信息方面表现的就更为突出。另外企业在群件软件的应用过程中还要注意到员工个性化的问题，往往在使用了办公自动化软件系统之后，企业内部职员的个性化会相应地受到削弱，从而降低了员工使用群件产品的积极性。另外在过去的企业办公自动化改造过程中，企业没有对安全性给予足够的重视，也只是在政府部门进行OA建设的时候将安全问题列入到改造的计划之中，但随着企业逐步的发展以及市场竞争激烈程度的加剧，使得企业越来越关注在协同办公过程中的安全问题。企业不希望在自己的办公系统中，由于疏忽或是由于机制建立的缺陷使得商业机密泄漏给竞争对手，使自己在市场中处于不利的位置。目前的群件厂商所提供的产品在这个方面已经能够给企业一个比较好的支持。 知识管理的应用 知识管理(knowledge management)是一个新的产业行话，是在办公自动化领域中实践经验的总结。知识管理把创新(Innovation)、反应能力(Responsiveness)、生产率(Productivity)、技能素质(Competency)这四个方面作为特定商业目标和知识管理的基本内涵，以帮助公司自身适应管理的活动要求。一个企业要想将具有知识管理功能的群件系统运用在自己的协同办公系统上，必须在几个方面进行改进，首先应该有一定量的数据积累，只有积累了大量数据，才能在为今后的知识管理打下良好的基础，俗话说：“巧妇难为无米之炊！”在这里是再恰当不过的了。企业同时还要对现有的数据进行整理分析，在此基础上进行对数据再挖掘、再利用。从另一个侧面来看，企业能否将知识管理运用得当，就象手推车的两个轮子，一个轮子是企业已经购买了能够提供知识管理功能的软件，而第二个轮子便是前面所提到的，企业对数据的积累程度、再利用的程度。而现在企业或是行政部门所欠缺的就是第二个轮子，企业在很大程度上对数据处理方面的重视不足。 其实从企业信息化改造的整体环境上来看这个问题也是非常突出的。企业可以投入数百万元的资金来建立自己的网络平台，也就是将信息化改造过程中的路和车都打造好了，但是落实到实际应用中，企业如何利用路和车来运送他们所需要的货，这个问题却一直没有得到解决。其中一个很重要的方面就是企业的领导能否有足够的远见和魄力来投入巨额资金来进行自身知识管理的建设，就现有的企业环境来看这方面的阻力还是比较大。另外一方面，开发知识管理软件的厂商也应该协助企业进行内部知识管理的建设，当企业的决策人员，在一定的时间内无法看到知识管理所带了的经济效益，这势必影响其他企业购买具有知识管理功能的群件产品的积极性，这样一来软件开发公司将会受到直接地损害。 |
