|
电子文件管理初探 信息技术的发展使我们感觉到象是生活在一个梦幻的世界里，想的已经不如做的快了。自从20世纪40年代以来，信息技术经历了无数次大大小小的技术变革，它们汇聚成一股强大的力量，推动着科技和人类社会的发展。信息技术发展至今有三次重要突破：第一是1946年第一台数字计算机ENIAC的诞生，它拉开了信息时代的序幕，此后信息技术的发展象脱缰的野马一样迅猛并且不可遏制；第二是80年代初期个人计算机的出现和无孔不入的普及；第三是网络技术的成熟和应用。计算机技术和通信技术的结合将成功地为人类在已有的时空之外营造一个电子工作环境EWE（Electronic Work Enviroment）。 比较典型的电子工作环境有办公自动化（OA）系统，计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助制造（CAM）系统，贸易活动中的电子数据交换（EDI）、电子贸易（EC）等。 以办公自动化为例，它区别于传统的“手工办公环境”，计算机和电子通讯设备取代了原来的文房四宝，实现了机构内部业务部门、人事部门、财会部门、办公室和文件、档案部门之间，以及这些部门和外部机构之间的信息及文件的传递。各部门的电子文件生成之后，通过电子数据通讯网络传递，实现无纸的数据交换和自动处理。以前业务活动中产生的大量繁琐的文件、单据、表格都以电子的形式在计算机及其网络上制作、寄送和处理，它加快了业务处理的速度，提高了工作的效益，因此不少国家的政府和大型企业对办公自动化都情有独钟。1996年走向世界电子市场前台的INTRANET，实际上就是办公自动化技术和应用的又一次质的飞跃和发展的良机。技术的发展和人们办公观念的更新改变了办公室的软、硬环境，也成为电子工作环境迅速成熟的契机，电子文件应运而生，电子文件的管理也就必然将成为机构内部信息部门、档案部门、法律部门和机构领导关注的焦点。 “电子文件”（Electronic Records）这一概念出现于90年代初期，由于文件信息用数字形式表达，也有人称之为“数字文件”（Digital Records）。国际档案理事会对电子文件的定义是：“以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡/带之上的文件/档案，它的内容只能通过机器来利用…”。 简单来说，电子文件就是指由计算机生成和处理，以数字代码形式记录信息的文件。 一、电子文件的特点 1、信息的非人工可读性 传统文件的内容以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上，人工可直接识读，电子文件的信息以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上，成为迄今为止第一种人类无法凭借自身的器官－－眼睛或手来识读的文件信息。 2、电子文件的系统依赖性 电子文件信息存储的时候需要进行编码，信息检索和阅读的时候需要进行解码，编码和解码过程中则要借助于一定的硬件设备、操作系统和应用软件，否则电子文件既无法产生也无法阅读，也许人类不愿意在电子文件面前显得如此无计可施，但事实的确如此，电子文件真正的形成者和读者是程序。电子文件对系统的依赖性特别是它对特定系统（电子文件产生时运行的软、硬件系统）的依赖性是电子文件的一大特点，也是电子文件管理中的难题。 3、 载体的无信息性 从远古的泥板、岩石、羊皮纸、甲骨、竹简、到纸张，载体的意义远远大于“承载物”这一项，它和记录于其上的外部特征，如：字迹、书写材料、签字、印章等不可分割，一起构成了文件原件身份的“证明人”，但对于电子文件，信息内容不会永远和特定的载体相连，载体仅仅成为每一个特定时刻文件内容的承载物，它已无法固定某些用以鉴辨文件原始性的外部信息。 除此之外，电子文件还具有信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性和信息的可灵活处理性等。 二、电子文件管理中亟需解决的问题 1、确认电子文件的凭证地位 传统文件原件的法律凭证地位不容置疑，其原始性及证据性被认为是不证自明的。纸质文件的内容、介质、结构和上下文关系不是固定在载体上直接呈现于人们眼前，就是通过实体整理加以维护和体现，人们一看即知。 然而电子文件的许多技术特点却迫使人们不得不放弃这种想当然的观念：第一，电子文件在载体上的存储和记录的方式人工不可识读：电子文件的存储介质有硬磁盘、磁带、软磁盘和光盘，在这些介质上，文件信息以各种人类感官（眼睛、手）无法识别的数字型方式存在着。以光盘为例，光盘用激光写入信息，最常见的信息记录方式是凹坑记录，记录介质有碲、锗、硒等合金薄膜，激光束通过调制器被输入信号调制成为载有信息的激光脉冲，在光盘记录介质表面会聚成直径约1微米的小光点，激光的能量在薄膜上烧蚀出小坑，每个小坑的长度和相邻小坑之间的间隔按视频和声频信号连续变化，从而把信息记录下来，光盘上小坑长度及其间隔的度量单位为微米，这样细微的距离是人眼无法识别的。第二，信息内容不会永远和特定的载体相连，载体仅仅是内容在每一特定时刻的承载物，它几乎无法固定某些用以鉴辨文件原始性的关键信息（如传统文件载体上的特定的字体、书写材料、签字、印章等）。第三，电子文件的修改几乎不留痕迹。这些都使文件原始性和凭证性的证明越来越困难和复杂。 2、保证电子文件的可读性 人们在检索和阅读电子文件时要借助特定的硬件设备、操作系统和应用软件进行解码，才能够获得完整、可靠和准确的文件信息。文件真正的形成者和读者是程序，对于用多媒体技术表示的文件，不运行生成文件时所用的软件几乎无法阅读。电子文件的这种系统依赖性使以下两个矛盾日益尖锐起来：第一个矛盾是，由于不同的机构甚至同一机构的不同部门往往安装和使用不同的软、硬件系统，系统彼此不兼容所导致的信息交流不畅和社会活动越来越复杂，机构协作、文件传递越来越频繁之间的矛盾；第二个矛盾是，软、硬件迅速过时并被淘汰的现状和档案（具有永久利用价值的文件）作为历史真实记录要求永久保存之间的矛盾。如果电子文件的可读性问题不能得到有效的解决，那么社会生产、生活的顺利进行，人类历史的完好延续将会受到很大的威胁。 3、实现电子文件的真实价值 文件管理者认为，文件不是孤立的，只有将每份文件和具有有机联系的其它文件集中保管在一起，才能确保和体现它的真实价值，因此，传统文件实体管理遵循来源原则，以保证文件之间的有机联系不被破坏。但是，电子文件的信息写入磁盘时，计算机随机地选择和分配存储空间，一份文件中有逻辑联系的部分将会被分配到毫无联系的存储区域中；而且这种联系本身是一次性的，同样一份文件，反复存储和读取，每次物理空间的分配并不一样，并且每次空间分配都是依据当时存储介质上的特定情况而随机实现，并不以应用者的主观意愿为转移；由于单份文件的地址随机分配，因此对具有某种内容或形式联系的多份文件的实体整理也就无法实现。实际上，对于传统文件而言，每份文件的内部有机联系是由载体来加以固定和表现的，文件之间的有机联系则通过实体整理的结果加以维持和体现，电子文件的技术特点使这两种有机联系都受到了破坏。 电子文件管理中遇到的这些问题，将会在电子文件产生、获取、、鉴定、保管和归档等工作中表现出来。以下笔者将主要针对办公自动化环境中，电子文件的产生和鉴定，提出一些对策。 三、电子文件的“记录系统” 纸质文件产生的时候，文件的内容以及重要的签署意见和印章都会集中反映在纸质文件的实体上，在执行同一项职能活动时产生的彼此具有联系的文件可以通过文件的实体管理加以体现（如请示和汇报）；但是，电子文件产生的自由性和随意性，可能会产生这样的情况，办公室人员应用文字处理软件生成了文件的主体，然后，通过E-MAIL获得了领导的批示，而文件的附件中又用到了机构数据库中的数据。这样一份文件的全部内容信息，必须在文件产生的时候完整的保存下来（可以保存在计算机的硬盘上，也可以保存在软盘或拷贝到纸上）。然而，电子文件除上述文件本身内容之外，还必须同时保存更多的附加信息。我们把其统称为电子文件的“记录系统”。概括来说，有以下几项： 1、纸质文件的实体整理结果本身就包含着一定的有关文件、职能活动、机构等的基本信息，对于电子文件，这部分隐含的重要信息必须由更加详尽的“记录内容”弥补。在为一个计算机系统设计一个新的应用软件的时候，设计者和用户为了最大效率地利用系统资源，十分关注每个文件中数据元素的结构设计，他们思考如何将文件彼此联系和与其它系统联系，每个文件在整个机构的职能活动中承担什么样的角色，如果在“记录”中保留关于这些设计的信息，文件工作者就会从电子文件中获取与纸质文件实体整理相类似的信息，也就是说，电子文件的“记录系统”要为数据文件提供文件产生机构的职能活动的背景信息和文件系统中文件之间的关系。 2、 由于没有计算机及其软件系统的辅助支持，人眼无法识读文件，因此在用户获得电子文件之前要有一个技术记录的层次，例如，只有名字和物理地址，任何用户都能查找到纸质文件并处理其上的信息，电子文件用户则不仅要知道文件的名字，而且要了解和掌握支持文件的硬件及软件，对于一个不熟悉该硬件、软件系统的用户来说，他可能还需要一系列辅助文献，一本编码手册以及提供操作命令的用户手册等。 3、“记录系统”应提供有关电子文件在产生、管理和提供利用过程中所经历的种种的技术处理和转换的细节信息。 “记录系统”必须提供有关电子文件与相关纸质文件以及其它介质文件联系参照的内容。 四、电子文件可用性的鉴定 依据文件的生命周期，电子文件在产生之后的第一个阶段是现行期，主要供产生文件的部门的业务活动使用，然后经过初步的鉴定，进入机关的档案室，提供本机关各个部门综合的信息，最后经过鉴定，将具有长期保存价值的电子文件移交档案馆保存。 传统纸质文件的鉴定主要集中于文件的内容价值上，人们主要考虑的是这份文件对本机构、对社会、对历史研究是否有用？但是，电子文件的鉴定却没有这么简单，实际上，还应该对电子文件的可用性进行鉴定。 文件可用性的问题在文件鉴定工作中一直处于一个隐性的状态，电子文件的产生使人们认识到，所有的鉴定工作都有两个焦点，一个是知识方面的（有用性），一个是现实方面的（可用性）。从知识方面，人们考虑的问题是利用者从中能知道些什么和这些文件对利用者有无用处。从现实方面，人们会问，这些文件要占去多少空间，保管它们需花多少钱，多久这些文件才会被移交，现有人员是否具备管理这些文件的专业知识，是否有设备可使这些文件得到利用。在纸质文件的鉴定中，有关可用性的研究主要体现在存储空间和存储费用的考虑上，而对文件的物理状态几乎不予考虑。这可能是由于制成材料的稳定以及信息与载体的紧密结合而使文件物理状态的可用与否一目了然，因此也就使人们忽视了对这些因素进行有组织、有意识的鉴定的必要性。 然而，在电子文件的世界中，单纯的内容上的利用价值还不足以构成其保存价值，还必须从技术上保证利用价值处于可利用状态，良好的技术状态是电子文件真实、可靠、完整、可读的基础和保障。对于电子文件而言，如果把文件价值的发挥比作一只雄鹰的话，那么，“有用性”和“可用性”就是这只雄鹰的两只翅膀，无论缺少了哪一只，这只雄鹰都无法自由地翱翔。 电子文件可用性的鉴定集中表现在技术状况的分析之上。 1、对电子文件物质载体状况的鉴定 这包括两个方面：其一是指对介质物理性能的鉴定，归档磁带、磁盘是否清洁；盘面是否光滑、无皱折、无划伤、无磨损；盘上信息存储状态是否正常：比如说，由于频繁的磁盘操作会引起存储介质的磨损，那么需要检查文件本身是否有恶化或丢失扇段；而且文件的随机存储很有可能会造成磁盘上有很多文件的碎片，即指文件的内容分散到整个磁盘上，一旦磁盘碎片变得严重，就应该考虑系统进行后备或进行恢复操作等等，这些内容都应该加以重视和鉴定，在对磁盘信息存储状况进行检查的时候，必须要借助于一定的硬件及软件技术，例如在DOS操作系统中，就可以通过CHKDSK命令来检查磁盘状况。其二是对介质媒体形式和存储格式的鉴定，数字载体的技术发展如此之快，而且由于市场竞争的需要，不兼容的产品和技术规范比比皆是，因此逐渐要过时的存储介质最好不予归档或及时进行转换，比如，现在许多新机型上只设3英寸磁盘驱动器，因此对于5英寸磁盘的使用就应持审慎的态度，另外美国在1990年以前就考虑到光盘系统对硬件和软件具有依赖性，当人们将文件从一个系统移植到另一个系统时，缺乏统一的标准保证，而规定尚不能接收储存在光盘上的永久文件。 2、对电子文件的可读性的鉴定 由于电子文件具有系统依赖性，所以在鉴定一份文件的价值的时候，必须要考虑是否需要档案室因此而购置相应的软件和硬件，这种软件现在市场上是否还存在，软件的价格，软件的著作权保护期限有多长，软件是否易于使用，关于软件的相关的材料，如用户手册、编码手册等是否齐全等问题。 3、对电子文件的有无病毒的鉴定 在接收磁盘等存储介质之前，进行这方面的检查是十分明智的做法。最后要在以上多方面鉴定和文件信息价值鉴定的基础之上，进行保管费用和价值的权衡，现在人们已经普遍地接受了“一种严格而实在的费用核算是所有例行鉴定工作的必备条件”的观点。本文主要讨论了，在办公自动化环境中电子文件的管理工作。电子文件是在办公自动化环境中产生的新事物，具有广阔的发展前景和研究价值，是目前国、内外文件和档案管理人员十分关注的问题。本文仅对其中某些问题进行初步探索，以期“抛砖引玉”，引起信息技术界和办公自动化领域的同行的重视，共同努力使电子文件的管理得到不断的完善和发展。 |
