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协同为OA重新诠释应用价值（1） 协同应用市场现正高速度发展着，而其中最典型的，也是发展最快的领域便是协同OA。我们相信，随着协同应用的日趋成熟，协同OA给传统办公自动化带来的变革必将掀起信息化领域的新高潮。 相比其他的信息化领域，OA的历史可谓“悠久”，甚至可以追溯到企业信息化建设的起步阶段。与ERP、CRM等轰轰烈烈的发展相比，OA在二十多年的发展历程中可谓“不温不火”，从某种角度来看更像是弃之可惜，食之无味的鸡肋。事实上，长期以来一直兢兢业业担负着“办公自动化”重任的OA，一方面帮助企业从传统的手工办公迅速迈向了无纸化办公，从而成为信息化建设道路上的一个里程碑标志；另一方面，随着市场大环境的变化，企业管理理念的不断更新，传统的OA由于其局限性已经越来越不能满足企业管理的需求。 然而OA并没有就此“沉沦”，继协同理念、协同应用产生之后，长期“疲软”的OA开始出现生机，并日益呈现出欣欣向荣的景象。透过现象看本质，当OA纳入了先进的理念，OA的体系架构发生着变化，承载的内涵正不断延伸的时候，我们认识到如果OA的定义和应用被重新诠释，也许在不久的将来，OA不仅不会日薄西山，相反还会成为信息化领域的一支强势的生力军。 在我们尝试对OA再一次审视和探求它的价值之前，有必要通过回顾OA的发展史来分析一下传统OA的应用特性。 应用的困惑：OA的专长是“文秘”？ 如果说以文档电子化为标志的OA为企业打开了一扇通向“无纸化办公”的大门；随后实现了工作流自动化阶段的OA则开始把企业各人员、各部门通过流程关联在一起；而从C/S结构全面转向B/S结构的OA从技术上解决了远程办公和移动办公的需求，并向互联网环境下的无障碍办公跨进了一步；那么同时我们也不得不注意到，尽管在发展过程中，新的技术、新的功能不断地在为OA“增加砝码”，起源于政府办公的OA却似乎一直没有跳脱出最初的模式。现在一提到OA，我们还是会很自然地把它与“公文管理”、“新闻通告”、“日程安排”等联系在一起，至于日后加入的一些功能，至多也只是将原来手工处理的事务进行了所谓的“电子化”。也许“办公自动化”固有的含意限定了我们对OA的“联想”―― “办公”是否就指公文流转、档案管理、人事信息、日程安排、通知公告；而把一些数据转换成电子的格式保存起来，用简单的工作流程、BBS或信息发布实现数据的共享和沟通是否就叫“自动化”呢？ 当企业业务流程日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁；海量信息呈线性增长，知识共享和积累迫在眉睫；人与人之间，部门与部门之间，企业与企业之间的沟通和协作愈发凸现重要性的时候，我们发现，传统OA所处理的信息和涵盖的范围实在有限，而其在协同性和灵活性方面更无法满足企业的需求。“文秘”像是OA的专长，企业用它来进行一些基础的事务处理，甚至更多的时候，只是把它作为可以廉价获得的软件产品，可以摆脱一部分的手工办公并迈入信息化建设大门的“过渡性管理工具”。当企业需要进一步的信息化规划时，原有的OA系统常常被“冷落”在一边。 那么OA的定位是否只能是“文秘”，OA的价值到底在哪里？ 换个角度思考：寻求OA的价值 当我们把目光从“办公自动化”的固有定义中移开，更广泛的关注企业的管理和运营时，我们发现，从信息管理的角度来讲，企业的信息涵盖各个业务环节，并随日常工作不断的变化着，信息量也呈现线性的增长，这些信息包括企业的新闻、通知公告、企业内部积累或从外部获得的知识、企业的各种业务数据等, 同时，这些信息又以不同的结构（如EMAIL、备忘录、通讯、演示文档、扫描文档）在不同的数据库、主机、文件服务器、应用系统上存在，而成为孤岛式的分布，相互之间缺乏关联的通道，给企业获取、甄别和利用信息带来了障碍；从企业管理的角度来讲，日常的办公事务还涵盖了对人力资源、项目、资产、各种业务流程等方面的管理，而这些管理环节彼此关系紧密，环环相扣，每一个环节的因素变化都会对其他环节产生影响；从业务运作的角度来讲，企业中每项事务的进行都需要相关的人、财、物、信息、知识等各种资源的有效配合，如信息的共享，知识的积累和传播，人员、财力、物资的合理调配，人与人、部门与部门、企业与企业之间基于一致性的协作等。 而传统的信息化建设给企业带来便利的同时，也不可避免的产生了“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”三大难题。很多时候，企业上了各种专业软件，却依然面临资源难以统一管理，信息系统各自为阵的情况，因而需要利用新的信息技术，打通这些资源之间的孤岛，从管理的局部优化进而到整体上的优化；同时，企业也从关注某方面的管理工具，到关注整体的应用，希望通过一个统一的平台来实现对各种运营环节的掌控、调配和协作。 由此我们发现，一方面是企业对整合资源的需求，另一方面是各种专业软件在凸现其局部管理优势的同时，在“协同和整合”上的不足。因此在传统的办公套件和各种专业软件之间还有一个重要的断层，就是协同应用。与关注局部管理的软件不同，协同应用更关注于对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合，从而发挥这些资源最大的价值。而协同理念的本质也正是在于打破资源（人、财、物、信息、流程）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作。 |
