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协同合作系统的成功关键 发布日期: 在现代社会，加强内部团队合作和外部合作伙伴之间的协作一直是现代企业不懈努力实现的目标之一。协同合作系统作为一种高科技工具，通过完善的工作流程规划、先进的共享虚拟空间、科学的内容管理等手段，能够协助企业实现加强合作的目标，从而促进企业进步和社会发展。 那么，协同合作系统能够给企业带来什么样的好处呢?美国Interwoven公司的市场研究人员表示:一个好的协同合作系统能够帮助企业在提升效能、降低风险及提升兼容性、撷取知识等方面给企业带来直接效益。 提升效能:协同合作内容管理系统能给企业带来的最明显的直接利益，就是能够提高使用者的日常工作效率。根据调查显示，员工需要花费40%的工作时间去查找所需要的信息。如果能够协助整个团队降低这个时间，便可获得更大效益。通过该系统能够提升个人工作效率，减少瓶颈并加快团队项目的完成速度。 降低风险及提升兼容性:协同合作系统在撷取完整记录以及审核商业程序上扮演着非常重要的角色。以诉讼为例，协同合作系统的稽核功能，让企业无须花费高昂成本便能成功的避免由于契约的起草不当或错误的执行所带来的损失，同时还可以确保企业的行为符合沙宾法案(Sarbanes-Oxley)或类似法规。 撷取知识:在制作合约时，协同工作团队成员需要了解许多信息，如:客户目标、特定的条款、不同型态的财务规划等，并积累丰富的经验和知识。如果这些信息、经验及知识能够完整保存，并可被处理类似合约或有类似客户的其它团队人员获取，将可简化他们的工作过程。以内容为主的各类工作的原则都是相同的，即将过去的经验有效运用在目前的项目上。协同合作内容管理系统能够集中化的保存员工经验和知识，即便员工离职，企业仍可保存并运用他们所留下来的信息。 在市场全球化发展的趋势下，很多企业已经意识到了协同合作系统的重要性。但是我们也看到很多企业的失败的教训。这主要是企业在选择产品时，将目光的焦点仅仅局限在功能方面，而忽略了协同合作系统是需要随着企业规模、产品、业务模式等方面发展和变化，而不断调整和扩展的这一核心问题。 作为一家专业提供内容管理解决方案的提供商，美国Interwoven公司已经为全球超过3000家企业成功实施了相关解决方案。美国Interwoven公司大中华区总经理 易用性:如果一个系统操作复杂，使用不便，并且不能提供确实可行的方法让使用者可以将工作做得更好、更快，那么他根本不会被使用。另外请注意，跨职能部门的团队成员各自的背景和经验都不相同，因此系统要做到无论是对于团队中的会计人员、销售人员、产品经理、客户服务人员，还是专业的IT人员而言，系统都是简单且容易使用的。 安全性:若要将系统部署至多个部门，必须确保各团队只能存取与所属项目有关的内容，例如，投资银行负责新产品开发的研发部门无需了解并购部门的活动，反之亦然。即使同在并购部门，如果你并未参与某项特定并购案件，那么您也不应该知道目前正在进行的该案件相关会议的内容，否则安全交易委员会(SEC)将课以处罚。因为很多企业的协同合作需要跨部门，甚至要与外部厂商合作，因此，有效的安全性成为虚拟团队安全地进行协同合作、以及企业机密不被泄漏的有效保证。如果系统缺乏安全性，则根本不可能被采用。 细分化:虽然企业内不同的部门所需要的基本功能是相同的，但如果要使他们发挥最大效能，仅仅一个一般的大型应用程序就无法满足了。商务部门需要合约管理应用程序，销售团队需要虚拟交易室、咨询团队需要项目管理应用程序。因此，系统必须同时提供核心架构以及应用程序层级的组态。这项弹性反映在四个层面上，系统必须能够将以下四个项目予以分隔:简报(外观与风格)、逻辑(运作方式)、使用者(例如不同工做群组的区隔)以及内容(使某区域内的文件不会被其它区域的使用者查询)。 |
